QR-code op paspoort: gevolgen voor salarisadministratie

QR-code op paspoort: gevolgen voor salarisadministratie

Over 2 jaar staat het burgerservicenummer (BSN) niet meer leesbaar in de machine leesbare strook (MRZ) van het paspoort en de identiteitskaart. In plaats daarvan komt een QR-code op de achterkant van het document. Alle nieuwe paspoort en identiteitskaarten die vanaf 2 augustus 2021 worden verstrekt, hebben deze QR-code. Dankzij de maatregel hoeven burgers hun BSN niet meer weg te strepen op kopieën van hun identiteitsbewijs. Zo kan fraude makkelijker worden voorkomen. Maar als werkgever behoort u ook een kopie van het legitimatiebewijs te hebben en heeft u het BSN nodig. Wat nu?

Als werkgever bent u een van de weinige partijen die het wettelijk recht (en plicht) hebben om een kopie van het legitimatiebewijs van burgers te maken en te bewaren in de loonadministratie. U mag dus een kopie bewaren van het hele paspoort, inclusief BSN, de pasfoto en de handtekening en u moet het legitimatiebewijs controleren op echtheid. Maar let op: alleen bij indiensttreding van een nieuwe medewerker mag dit. U mag het BSN alleen gebruiken voor de loonbelasting en voor geen enkel ander doel. Als de kopie voor een ander doel wordt gebruikt, dient u op de kopie het BSN, de pasfoto en de handtekening af te dekken.

QR-code

Omdat de meeste kopieën van het legitimatiebewijs worden gemaakt voor andere doeleinden dan de uw, gaat de overheid het makkelijker maken om in elk geval het BSN af te schermen. Met dit nummer kan een kwaadwillende partij immers frauderen. Maar als werkgever heeft u het BSN van de werknemer nodig voor de aangifte loonbelasting. Gelukkig staat het BSN straks nog gewoon leesbaar op de achterzijde van het plastic deel (houderspagina) van het paspoort en de identiteitskaart. Als werkgever kunt u dus nog steeds nagaan of het opgegeven BSN klopt met wat er op het paspoort staat. U heeft dus geen QR-lezer nodig om deze gegevens te achterhalen.

Lees hier verder. © Salarisnet

Peter Hickendorff

Geef een reactie